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Como os XMLs entram

Há três caminhos, e eles funcionam ao mesmo tempo. O primeiro é o envio direto: arraste um .zip ou uma pasta de arquivos na tela de importação. Subpasta é percorrida, e documento repetido é descartado pela chave de acesso, então mandar o mesmo pacote duas vezes não duplica nada.

O segundo é a busca automática na SEFAZ, pelo webservice de Distribuição DF-e. Com o certificado digital da empresa cadastrado, o Escriba consulta de hora em hora e traz tudo que foi emitido contra aquele CNPJ, incluindo o que o cliente nem sabe que existe.

O terceiro é a NFS-e pelo Ambiente de Dados Nacional. Desde janeiro de 2026 quase todos os municípios brasileiros compartilham a NFS-e por lá, o que substitui a integração prefeitura a prefeitura.

O que significa "sem o XML"

É o estado mais importante do sistema, e o que mais gera trabalho. Quando a SEFAZ é consultada, ela nem sempre devolve o documento inteiro: para nota em que a sua empresa é apenas destinatária, ela devolve primeiro um resumo com número, emitente, data e chave de acesso.

O resumo prova que a nota existe. Ele não traz itens, tributos nem o valor total, e por isso essas telas mostram traço em vez de número: preencher com zero seria afirmar algo que a SEFAZ não disse.

Para receber o arquivo completo é preciso manifestar ciência da operação. Feito isso, o XML fica disponível e o documento passa a valer como qualquer outro.

Quando manifestar, e por que não é automático

Manifestar é registrar na SEFAZ, em nome do seu cliente, uma posição sobre uma nota. São quatro possibilidades: ciência da operação, confirmação da operação, desconhecimento da operação e operação não realizada.

A ciência é a mais branda: significa apenas "sei que esta nota existe", e é o que libera o download do XML. A confirmação afirma que a operação de fato aconteceu, e desconhecer serve para nota emitida indevidamente contra o CNPJ.

O Escriba não manifesta sozinho por padrão, e isso é decisão de projeto. Ligar a manifestação automática significaria dar ciência de notas que ninguém no escritório examinou, em nome de um cliente que não foi consultado. A opção existe nas configurações, desligada.

Por que cada documento mostra de onde veio

Todo documento carrega um selo de origem: SEFAZ, ADN, enviado pelo cliente, ou lançado manualmente.

A razão é prática. O que veio do fisco está verificado: aquela nota existe e o conteúdo é o que foi autorizado. O que o cliente enviou é afirmação dele, e o conjunto pode estar incompleto, porque ninguém envia o que esqueceu que existia.

A diferença entre esses dois conjuntos é exatamente o que o Escriba procura. Se eles tivessem a mesma aparência na tela, a diferença desapareceria.

O que a conferência procura

XML faltando

A SEFAZ confirma a existência de documentos cujo arquivo você não tem.

Salto na numeração

Buraco na sequência de saída: nota inutilizada sem registro, ou arquivo que não chegou.

Cancelada após importar

Nota que entrou, provavelmente foi lançada, e depois foi cancelada pelo emitente.

Sem manifestação

Documento baixado da SEFAZ que ainda aguarda posição, com prazo correndo.

Certificado vencendo ou vencido

Certificado vencido para a busca automática, e o escritório volta a depender do que o cliente lembrar de enviar.

Competência sem movimento

Empresa processada que realmente não teve documento no mês. É diferente de empresa não processada.

Sem IBS/CBS

Documento emitido depois da obrigatoriedade da reforma, mas ainda sem os grupos novos.

O que muda com IBS e CBS

A Nota Técnica 2025.002 acrescentou ao layout 4.00 da NF-e e da NFC-e os grupos de IBS, CBS e Imposto Seletivo, com campos novos por item e nos totais.

Para empresas de Lucro Presumido e Lucro Real esses campos passaram a ser obrigatórios em produção em 3 de agosto de 2026: nota emitida sem eles é rejeitada pela SEFAZ. Para Simples Nacional e MEI a obrigatoriedade começa em 4 de janeiro de 2027.

O Escriba lê e exibe esses grupos desde o primeiro dia, e sinaliza na conferência quando um fornecedor ainda emite sem eles, porque isso costuma virar problema do seu cliente antes de virar problema do fornecedor.

Convivência com o seu sistema de escrita fiscal

O Escriba não apura imposto, não gera SPED e não emite livro fiscal. Ele resolve a etapa anterior a tudo isso.

O resultado sai em arquivo pronto para importação no seu sistema, além de CSV, Excel e o pacote de XMLs originais agrupados por empresa e competência.

Se o Escriba sair do ar, o seu escritório continua funcionando exatamente como funcionava antes. Essa foi uma decisão consciente de arquitetura.